Evenement organiseren

Wat is het?

Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

Eventueel kan hiervoor door de gemeente subsidie worden verleend.

Hoe werkt het?

In verband met een juiste afstemming van evenementen dient elk evenement te worden aangemeld vóór 15 november voorafgaande aan het jaar waarin het evenement plaats heeft. Bij een latere aanmelding kan opneming in de Evenementenkalender en vergunningverlening om die reden worden geweigerd.

De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Het kan zijn dat u zich moet houden aan bepaalde regels, zoals:

  • een maximum aantal personen;
  • een bepaalde begin- en eindtijd;
  • geen muziek voor of na bepaald tijdstip;
  • geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen;
  • geen grote voorwerpen plaatsen.

U kunt een vooraankondiging doen voor opname in de Evenementenkalender via de EvenementAssistent. Kies hierbij de optie ‘Vooraankondiging doen voor Evenementenkalender’.

Een evenementenvergunning dient digitaal via de EvenementAssistent te worden aangevraagd. Ga naar de EvenementAssistent.

Organisatoren die na het verstrijken van deze termijnen een evenement aanmelden, lopen de kans op een afwijzende beschikking.

Wat moet ik doen?

  • Vraag de vergunning aan bij de gemeente.
  • Voor grote evenementen doet u dit minstens 16 weken van tevoren. Voor middelgrote evenementen doet u dit minstens 8 weken van tevoren.
  • Als u alleen een melding hoeft te doen, doet u dit minstens 1 week van tevoren.
  • Geef de volgende informatie:
    • naam van de organisator
    • naam van de contactpersoon op het evenement
    • omschrijving van activiteiten op het evenement
    • datum en tijdstip van het evenement
    • datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
    • verwachte aantal bezoekers of deelnemers
    • beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
    • of er straten afgesloten moeten worden
    • verwachte geluid (soort, tijd, locatie)
    • manier van stroomvoorziening
    • of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
    • tekening van het evenemententerrein of de route van bijvoorbeeld een optocht
    • technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
    • hoe en door wie het terrein of de route na afloop wordt schoongemaakt

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan een parkeerontheffing, verwijzingsborden of een ontheffing voor het schenken van alcohol.

Hulpmiddelen inrichtingstekening, veiligheidsplan, verkeersplan

Download een kaart van de gewenste locatie als hulpmiddel bij het maken van een inrichtingstekening, veiligheidsplan en/of verkeersplan voor uw evenement uit de documentenlijst met kaarten van locaties in Kerkrade:

Hoe lang duurt het?

  • U ontvangt binnen 8 weken bericht van de gemeente of u de vergunning krijgt.
  • Voor middelgrote evenementen ontvangt u binnen 6 weken bericht.

Melding klein evenement

U krijgt bericht als de gemeente wil dat u zich aan bepaalde regels houdt. Ook als zij uw evenement verbiedt, krijgt u bericht. Dit bericht krijgt u binnen 5 werkdagen nadat u uw melding hebt gedaan.

Extra informatie

Organiseert u een groot evenement waarvoor u mogelijk meerdere vergunningen nodig heeft? Neem dan contact op met de gemeente voordat u de vergunning aanvraagt.

Mogelijk moet u ook een vergunning of ontheffing aanvragen voor bijvoorbeeld:

  • het plaatsen van reclameborden of verwijzingsborden
  • het organiseren van een evenement op zondag of een feestdag
  • het incidenteel organiseren van een festiviteit in uw (horeca)bedrijf
  • het tijdelijk schenken van alcohol
  • het gebruik van wegen en paden bij een wieler- of hardloopwedstrijd
  • het maken van muziek of hard geluid op straat

Inwoners die in hun straat of buurt een activiteit – bijvoorbeeld een barbecue – willen organiseren kunnen in aanmerking komen voor een subsidie. Een subsidie geldt alleen voor niet-commerciële activiteiten georganiseerd door de bewoners (dus niet samen met bijvoorbeeld horeca en winkeliers). Voor grootschalige feesten voor een hele wijk wordt geen subsidie verstrekt.

Voor subsidiëring komen niet in aanmerking:

  • activiteiten waarbij handel gedreven wordt;
  • activiteiten met een commerciële doelstelling;
  • activiteiten die voor iedereen openbaar toegankelijk zijn.